有人這么說，ERP不難，但是很復雜。這里所說的復雜性，是指整理ERP基礎數據的過程。整理ERP基礎數據真的很繁瑣。這個過程并不比ERP上線容易，但也不難。只要你堅持，你就能實現它。ERP項目的成功實施取決于三分技術、七分管理和十二分數據。可見，基礎數據整理在ERP系統中的重要性。

基礎數據是什么？

制造ERP系統的基本數據量廣泛，涵蓋了企業中所有可見信息和不可見信息。

可見信息:材料基本信息、產品結構數據、會計科目、供應商客戶信息、部門、工廠、倉庫、車間信息等。這些信息也將用于手工操作。不可見信息:手工管理信息時不會涉及文件類型、倉庫性質、計劃參數等信息，會影響系統計算。

數據的正確性是最重要的。ERP系統根據這些基本數據，根據內部邏輯進行計算，形成各種報告和報表，供管理者掌握生產經營狀況，從而進行分析和決策。如果其中任何一個數據與實際情況不一致，計劃結果將毫無指導意義。

工作重點是基礎數據整理。

ERP的主要功能是整合企業信息，通過數據完成信息的載體和表達。基礎數據是許多程序正確運行的基礎。例如，材料計劃和生產計劃是根據材料文件設置的早期、庫存和BOM結構計算的。

基礎數據整理工作復雜，沒有捷徑，但有辦法。對于制造業新ERP系統的企業來說，如果能抓住編碼的主線，掌握材料的主要文件和材料清單，（BOM）以及庫存數據三個關鍵點，可以提綱，一致。

基礎數據整理實施過程中有很多線索，工作量大，耗時長，涉及面廣，也最容易出錯。

為幫助企業更有效地實施ERP，我們將學習如何快速、低成本、低誤差地準備基礎數據。

1確定工作范圍

首先根據ERP項目的范圍確定需要準備哪些數據，然后確定參與部門和人員的配置，再確定工作計劃。切記不要把所有的工作都交給一個部門甚至一個人，一定要充分了解這項工作的難度。為了方便工作人員之間的溝通，我們還應該注意在工作計劃中安排定期會議。

建立必要的編碼原則

ERP軟件的數據管理是通過編碼實現的。編碼可以標記唯一的數據，并貫穿未來的查詢和應用。編碼原則的建立是為了使后續工作有一個可以遵循的原則，也是確定數據庫可以識別數據庫的唯一標記方法。

此外，編碼原則的制定屬于企業級標準的制定，特別是對于數量較大的基礎數據(如物料主文件的編碼)，方案必須由多個部門共同確定。

三是建立公共信息

建立的公共信息包括基本信息，如公司、子公司、工廠、倉庫、部門、員工信息、貨幣代碼等。這些數據會被引用到其他基礎數據中，數據量不大，可以用更少的時間和人力來完成。如果發現其他數據在整理時缺乏公共信息，整體效率和進度會大大降低。

確定4BOM結構

如果企業應用生產系統、計劃或產品研發模塊，BOM是必要的基礎數據。在這里，我們首先要明確從原材料到半成品、半成品到產品的水平關系。這一步的難點是半成品設置的問題。如果半成品設置水平少或者水平不設置，未來的統計分析就無法細化；如果半成品設置多，數據量會大大增加。

如遇以下情況，應設置半成品編碼管理:設置半成品庫存賬戶，或采用安全庫存管理、銷售半成品或售后服務。此外，半成品不需要編碼，也不需要輸入軟件系統。每層BOM都會相應增加BOM數據量，同時增加物料信息的數據量。

收集第一手資料，從不同部門集中原有的離散數據。

在這些離散數據中，只有一個基本的材料信息，字段包括生產、采購、銷售、庫存和財務信息。在這一步中，應該使用統一格式的表格在各個部門之間交叉流動，這樣各個部門就可以在表格中填寫與自己相關的數據，完成后傳遞給下一個部門，以此類推，直到完成這一步。工作中要注意傳輸安排，傳輸路徑要提前確定。

為了保證工期，不同的部門可以同時開始，然后交叉傳輸，或者在一個部門完成一小部分后傳輸給下一個部門。同時統一每張表格的編號(唯一)，并在部門之間交接時做好記錄，既可以控制進度，又可以避免數據丟失。

6數據檢查

(1)完整性檢查:完整性是指記錄的數量是否完整。你可以要求有經驗的企業復查或計算總數，并將其與歷史數據進行比較。同時，檢查字段的完整性。所有的ERP軟件都有必須輸入的字段。如果沒有這些字段，系統就會不穩定，比如物料的提前和默認倉庫。

(2)正確性檢查:企業可以根據自己的需要制定檢查原則。會計科目等一些錯誤是資產類型，但由于人為錯誤，它們被輸入到負債類型中，例如，一些材料被購買，但它們被輸入到自制零件中，這些錯誤必須在系統推出之前被發現和糾正。

(3)唯一性檢查:數據的唯一性應從兩個角度進行檢查。許多常見的錯誤被編寫成相同的代碼。如果以后輸入系統，成熟的ERP軟件會提示代碼已經存在，拒絕接受。同時，必須杜絕一個物體對應多個代碼的現象。這個錯誤的ERP軟件找不到，必須手動搜索，否則上線后會出現多個會計錯誤。

7將數據輸入軟件系統系統

基礎數據原始檔案應在輸入前歸檔。對于保存在電子文檔中的數據，應備份數據，并注明整理人員、完成時間和最終版本。如果是打印的紙質介質，應保存在專門的文件柜中作為重要的文檔管理。

一般的輸入方式有兩種：手工輸入和工具導入。這兩種方法各有利弊。

(1)所有軟件都提供輸入界面，可以調動人員逐一輸入數據，也可以利用軟件的復制功能復制類似的數據，然后修改關鍵字段。這種方法相對安全。完善的ERP軟件會在輸入時自動檢查錯誤。輸入時可以系統提示并禁止輸入大部分前期未發現的錯誤，從而保證數據的準確性。這一方法的缺點是工作量大，完成時間和記錄條數是倍數。若數據量不大，建議采用這種方法，安全可靠，事后檢查工作量也不大。(2)可采用直接導入數據庫的方法，其優點是效率高，完成時間與數據表數量成倍。缺點是有很多隱含的錯誤，不容易檢查。如果采用這種方法，應在之前的檢查工作中設置嚴格的檢查步驟，尤其是在正確性檢查中，重要字段應逐一檢查。這項工作可以通過各種軟件技術幫助人工進行。另外一種方法結合了上述兩種方法的優點。這種方法利用程序的輸入界面輸入，繼承了界面輸入的錯誤功能。同時，與數據導入相比，一天24小時可以工作，無需人工干預，速度也很高。8系統核檢

輸入工作完成后，必須再次進行檢查，利用軟件程序對數據進行測試，例如將數據庫備份成新的數據庫，在新的數據庫中再次進行企業常用的流程，并通過檢查結果的正確性來驗證基礎數據的正確性。

ERP基礎數據準備這項工作的重點不在于數據本身，嚴格的計劃和合理的組織是完成這項艱巨工作的最佳方式。